Quản lý, kiểm soát phòng kế toán doanh nghiệp

DN có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và Quý DN cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng Quý DN có dám chắc rằng những ý tưởng của Quý DN sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên?

Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, Quý DN có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết? Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó Quý DN không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

Chúng tôi sẽ giúp Quý DN xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh nhằm bảo đảm thực hiện một cách tốt nhất các yếu tố trên

Các nội dung kiểm soát được nêu như sau:

1.       Kiểm soát kế toán nội bộ

- Phát hiện gian lận và trộm cắp: Báo cáo chính xác về những tài sản như tiền, hàng tồn kho và tài sản cố định, cũng như việc đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách của xưởng với sổ sách kế toán sẽ giúp nhanh chóng tìm ra chênh lệch giữa số trên sổ và số thực tế, do đó giúp nhanh chóng phát hiện gian lận và trộm cắp.
- Tách biệt nhiệm vụ : Hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán, vừa xử lý tất cả các công đoạn của một nghiệp vụ và do đó sẽ giúp loại trừ sai sót hay gian lận từ phía một cá nhân riêng lẻ.

2.       Kiểm soát kế hệ thống chi phí

- Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ : Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên hoạt động cho phép doanh nghiệp biết được chi phí thực của những sản phẩm, phòng ban, khách hàng, v.v. nhất định bằng cách phẩn bổ các chi phí như điện, khấu hao, chi phí nhân công và tổng phí cho các sản phẩm, phòng ban và khách hàng đó. Điều này giúp doanh nghiệp có được hiểu biết rõ ràng về lĩnh vực nào doanh nghiệp kinh doanh có lãi hay bị thua lỗ. Chẳng hạn, một số doanh nghiệp có thể lỗ khi bán một số đơn đặt hàng nhỏ nếu tính đến tổng phí, nhưng doanh nghiệp sẽ không nhận thức được vấn đề này nếu họ không có một hệ thống chi phí hiệu quả.

Do đó, nếu có một một hệ thống chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn như là chuyển từ các sản phẩm và khách hàng thua lỗ sang các sản phẩm và khách hàng đem lại lợi nhuận cao nhất.

- Định giá hiệu quả: Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên hoạt động sẽ cho biết giá thành của một đơn vị sản phẩm ở các mức sản xuất khác nhau, và do đó giúp doanh nghiệp định giá bán trên thị trường hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp cạnh tranh chủ yếu bằng giá bán hoặc có một tỷ lệ chi phí cố định (như khấu hao) khá lớn trong tổng chi phí. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp hiểu rõ ràng về chi phí của mình, doanh nghiệp sẽ có một lợi thế cạnh tranh đáng kể khi xác định giá bán

- Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí: Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra các lĩnh vực (phòng ban, phân xưởng, sản phẩm, khách hàng, v.v.) có chi phí cao bất bình thường mà có thể được giảm đi đáng kể.

3.       Kiểm soát thông tin quản trị

- Cung cấp thông tin quản trị hữu ích và cập nhật cho ban lãnh đạo doanh nghiệp : Một hệ thống kế toán vững mạnh sẽ cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy cho ban lãnh đạo, chẳng hạn như các báo cáo quản trị hàng tháng. Các báo cáo này giúp cho ban lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, và các

báo cáo này thường bao gồm các thông tin sau:

+ Doanh thu và lợi nhuận chi tiết cho từng bộ phận, khách hàng, nhân viên bán hàng, sản phẩm, v.v. để giúp doanh nghiệp hiểu được nguồn gốc của lãi lỗ;

+ So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với ngân sách hoặc kế hoạch;

+ Xu hướng biến động chi phí theo thời gian;

+ Quản lý các tài sản lưu động như các khoản phải thu, tiền mặt và hàng tồn kho;

+ Các phương pháp khác nhau để đo lường hiệu quả hoạt động (ví dụ như tỷ số doanh thu trên nhân viên, doanh thu trên máy móc, giá trị phế phẩm ở từng giai đoạn sản xuất, tỷ lệ quay vòng của tài sản cố định, hệ số quay vòng của vốn lưu động, tỷ suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, v.v.)

-          Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc : Khi doanh nghiệp có thể đưa ra các báo cáo đáng tin cậy và chi tiết ở cấp phòng ban, hoạt động của các phòng ban hoặc trưởng các phòng ban được đánh giá dựa vào khả năng họ đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm được chi phí trong hạn mức. Điều này hỗ trợ hệ thống đánh giá kết quả công việc một cách hiệu quả.

-          Dự toán và lập kế hoạch tài chính: Các số liệu kế toán chi tiết và đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp lập dự toán và kế hoạch phát triển đúng đắn do họ có thể dự đoán và phân bổ chi phí một cách có cơ sở. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn.

4.      Kiểm soát thuế doanh nghiệp

- Giảm đáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế :Một hệ thống kế toán vững mạnh và phù hợp mọi khoản doanh thu, chi phí khi báo cáo cung cấp thống tin chính xác cho cơ quan thuế sẽ làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc kế toán thuế. Thông thường thì rủi ro này sẽ tăng lên khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh.

- Lập kế hoạch thuế :Lập kế hoạch thuế hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các khoản thuế phải nộp một cách bất hợp lý so với bình thường do kế toán còn non yếu chưa tập hợp tối ưu hoá mọi chi phí thực tế mà DN bỏ ra nhưng kế toán không tập hợp được dẫn đến chênh lệch DT và CP quá lớn, DN phải nộp thuế nhiều. Kế hoạch ở khấu này tốt, doanh nghiệp luôn chủ động và biết trước được mình sẽ phải nộp thuế bao nhiêu trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó mới chủ động trong quyết sach kinh doanh để tìm ra phương án có lợi nhất cho DN mình.

5.       Kiểm soát khả năng huy động vốn

- Giá trị phụ trội :Các nhà đầu tư vốn cổ phần sẽ chấp nhận trả giá cao hơn cho doanh nghiệp có hệ thống kế toán minh bạch, vì rủi ro đối với nhà đầu tư sẽ thấp hơn khi các nhà đầu tư có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của doanh nghiệp. Có được giá trị phụ trội là rất quan trọng khi doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán. Ngoài ra, việc công bố kịp thời và chi tiết các báo cáo tài chính cũng như các thông tin hữu ích khác cũng hấp dẫn các nhà đầu tư giúp tạo ra giá trị phụ trội cho doanh nghiệp.1 Chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp hiện đang niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam có giá thị trường thấp một phần do nhìn nhận của các nhà đầu tư là các doanh nghiệp Việt Nam nói chung còn có mức độ minh bạch thấp và các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp chưa cao.

- Vay vốn ngân hàng dễ hơn : Giống như các nước khác, trong những năm tới các ngân hàng Việt Nam sẽ cho vay vốn trung và dài hạn chủ yếu dựa trên khả năng doanh nghiệp tạo ra luồng tiền trong tương lai. Tuy nhiên, những doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán minh bạch sẽ dễ dàng vay vốn ngân hàng hơn vì ngân hàng có độ tin cậy cao hơn về dự toán nguồn tiền của những doanh nghiệp này.

Với những ưu điểm đã nêu trên, với tư cách là người chủ doanh nghiệp, Quý DN đã thấy thời điểm này việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ không những cần thiết mà là rất cấp thiết hay chưa ?